Trang chủ Tin tức Khoa học Công nghệ
 

Phần mềm lưu trữ hồ sơ - những lợi ích tuyệt vời

Phần mềm lưu trữ hồ sơ được coi là giải pháp quản lý khoa học trong thời buổi công nghệ thông tin hiện nay. Với những lợi ích tuyệt vời, phần mềm quản lý hồ sơ đang dần thay thế cách quản lý truyền thống rườm rà có nhiều rủi ro, đồng thời giúp đơn vị sử dụng an tâm về tính bảo mật thông tin với kho lưu trữ rộng lớn vô thời hạn.

Trước khi phần mềm quản lý hồ sơ chưa xuất hiện, việc lưu trữ, tra cứu, tìm kiếm tài liệu thường tốn rất nhiều thời gian. Đặc biệt là tại những đơn vị có khối hồ sơ, văn bản lớn như các doanh nghiệp sản xuất; do đó, tại những đơn vị này thường phải tốn một không gian lớn để lưu trữ đồng thời luôn phải tiêu hủy hồ sơ sau một khoản thời gian theo quy định để tránh sự quá tải (vì phầm mềm hỗ trợ lưu các bản scan) 

      
Đặc biệt, nếu người quản lý hồ sơ theo các truyền thống không được đào tạo nghiệp vụ thủ kho- văn thư bài bản, sẽ thật khó cho người tìm kiếm thông tin sau này. Hiểu được nhu cầu đó của  đơn vị , Phòng Công nghệ thông tin đã phối hợp với Văn phòng Công ty Điện lực Bình Dương đã xây dựng giải pháp phần mềm Lưu trữ hồ sơ bằng phương pháp Mã hóa. 

 

Phần mềm “Quản lý hồ sơ lưu trữ” khi đưa vào vận hành sẽ đáp ứng được các yêu cầu như: việc lập và cập nhật danh mục hồ sơ của các đơn vị đều thực hiện trên phần mềm; dễ dàng quản lý, tìm kiếm hồ sơ dựa trên các tiện ích phần mềm cung cấp; sử dụng mã QRCode để người dùng có thể khai thác thông tin liên quan đến hồ sơ ngay trên smartphone, tablet; hỗ trợ đưa ra các thông báo về thời hạn bảo quản của hồ sơ; thực hiện thống kê, báo cáo tình hình lưu trữ hồ sơ tại Kho lưu trữ Công ty.





ứng dụng QR Reader và Cho ứng dụng sử dụng camera 

để quét lên mã QRCode được in trên nhãn Hộp hồ sơ



 

Nội dung bên trong Hộp hồ sơ sẽ hiển thị trên thiết bị di động như bên dưới

 

Hiệu quả thu được khi áp dụng giải pháp:
Việc ứng dụng công nghệ mã vạch QRCode cho phép người dùng sử dụng camera trên smartphone, tablet để quét mã QRCode trên hộp hồ sơ, sau đó truy xuất các thông tin về hộp hồ sơ như: vị trí lưu trữ, mục lục hồ sơ, thời hạn bảo quản, thông tin mượn/trả … ngay trên thiết bị đó. 
Phần mềm hỗ trợ rất nhiều cho việc quản lý hồ sơ lưu trữ tại Kho lưu trữ Công ty và các đơn vị phòng ban với các tiện ích như in nhãn hộp hồ sơ với mã QRCode, quản lý chi tiết danh mục hồ sơ, mục lục từng hồ sơ theo hộp, quản lý mượn trả hồ sơ tại kho, hỗ trợ người sử dụng tra cứu dễ dàng các thông tin hồ sơ như: trạng thái, loại hồ sơ, đơn vị ...


In      Trở về Tạ Thị Kim Thanh_Phòng CNTT
 
Các Khoa học Công nghệ đã đưa
   “Giải pháp cân bằng tải cho các chương trình phục vụ điều hành sản xuất tại Công ty Điện lực Bình Dương” (14:19 - 27/12/2016)
   “Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý thí nghiệm tại PC Bình Dương” (09:34 - 12/12/2016)
   Cập nhật dữ liệu trong chương trình gis phục vụ module tính tổn thất điiện năng cho lưới điện phân phối (09:52 - 05/07/2016)
   “Công ty Điện lực Bình Dương tổ chức tập huấn Công nghệ thông tin năm 2016” (09:30 - 29/06/2016)
   Lắp đặt thiết bị và kết nối Recloser cho dự án Scada (02:28 - 04/05/2016)
   Ứng dụng "Công nghệ mã vạch vào công tác quản lý vật tư thiết bị tại Công ty Điện lực Bình Dương" (02:26 - 14/12/2015)
   Hội thảo đầu tư dự án "Tiết kiệm điện theo mô hình ESCO" tại Bình Dương (04:17 - 03/12/2015)
   Triển khai giải pháp máy chủ đồng hành áp dụng trong PC Bình Dương (01:23 - 03/12/2015)
   “Chứng thực người dùng đầu cuối bằng một tài khoản cho nhiều đăng nhập sử dụng tài nguyên hệ thống mạng (Wi-Fi, VPN, FTP, Quản lý thiết bị,…) (01:25 - 18/11/2015)
   Áp dụng thiết bị đọc chỉ số công tơ điện: Tiết kiệm thời gian và công sức (07:26 - 17/09/2015)
   Công tơ điện tử nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh (07:24 - 17/09/2015)
   Kỹ sư Việt Nam "biến" rác thải thành điện năng (07:23 - 17/09/2015)
   PCBD tổ chức tập huấn, cài đặt và vận hành RECLOSER COOPER FXDr (02:41 - 07/09/2015)
   Ứng dụng CNTT nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng (02:21 - 17/06/2015)
   Công nghệ sử dụng năng lượng mặt trời vào ban đêm (02:17 - 17/06/2015)

Đầu trang