Trang chủ Tin tức Khoa học Công nghệ
 

QR CODE công cụ giúp phòng kỹ thuật quản lý hiệu quả hồ sơ/tài liệu

Hiện nay, quản lý cơ sở dữ liệu hiệu quả là một trong những chìa khóa giúp mang doanh nghiệp đến thành công. Nhiều Doanh nghiệp hiện nay đã áp dụng hệ thống quản lý dữ liệu bằng quét mã vạch và phần mềm quản lý. Công ty Điện lực Bình Dương là một trong doanh nghiệp đầu tiên của ngành Điện đề xuất và đưa vào ứng dụng công nghệ này. Chỉ bằng một chiếc máy tính hay điện thoại có thể thay thế cho nhiều công đoạn trong việc quản lý hồ sơ, tài liệu, giúp các cán bộ lưu trữ có thể cập nhật tình trạng mới nhất, tìm kiếm nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo được độ chính xác cao.

Với những lợi ích thiết thực mà chương trình QR code mang lại, Phòng Kỹ thuật hiện nay đã thực hiện vận dụng có hiệu quả chương trình vào công tác quản lý hồ sơ, tài liệu của phòng, cụ thể như sau:

  • Hàng năm, phòng đều xây dựng lộ trình nhập QR code (cụ thể tên tài liệu hồ sơ nhập, mã hộp hồ sơ, nơi lưu trữ, thời gian lưu trữ,..) đồng thời công tác cập nhật vào chương trình cũng được rà soát và báo cáo đầy đủ gởi về Văn phòng Công ty (hoàn thành nhập bao nhiêu hồ sơ theo lộ trình đã đăng ký).
  • Các hồ sơ nào đã hoàn tất, cán bộ chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ của phòng sẽ tiến hành nhập dữ liệu vào chương trình (Tên hộp hồ sơ mới, Hộp gồm những hồ sơ nào, hồ sơ bao gồm những nội dung gì,…). Sau đó in nhãn hồ sơ có chứa mã vạch tiến hành bỏ hồ sơ vào hộp và dán nhãn.

 Hình ảnh nhập hồ sơ vào chương trình QR Code

  

Hình ảnh hồ sơ sau khi được dán nhãn QR Code được in trực tiếp từ chương trình và chuẩn bị chuyển đến vị trí lưu

  • Sau khi được dán nhãn hồ sơ sẽ được chuyển đến vị trí lưu trữ được sắp xếp (kho/ tủ có đánh số tại phòng).
  • Quá trình tìm kiếm và theo dõi hồ sơ được thực hiện đơn giản thông qua 1 chiếc điện thoại thông minh có chương trình quét mã vạch. Khi được quét mã vạch dán trên hồ sơ người quản lý sẽ có đầy đủ thông tin của hồ sơ như tên hộp hồ sơ, mã vạch, vị trí lưu, năm lập, người lập, nội dung hồ sơ, chi tiết mượn trả,…và các thông tin khác liên quan tới hồ sơ cần tìm kiếm.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Các thông tin liên quan tới hồ sơ cần tìm kiếm khi thực hiện quét mã vạch

          Hiện tại, đến hết tháng 10/2019 Phòng Kỹ thuật đã cập nhật các hồ sơ hoàn tất gồm 88 hồ sơ lưu tại phòng, 52 hồ sơ lưu tại kho vào phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ ứng dụng mã vạch QRCode (có dán nhãn QRcode đối với từng hồ sơ). Hồ sơ mới chưa hoàn tất sẽ được Phòng Kỹ thuật cập nhật vào chương trình QRCode theo lộ trình đã đăng ký đầu năm.

QR code ra đời và được đưa vào vận dụng năm 2016 đã giúp Phòng Kỹ thuật giảm bớt gánh nặng cho các lưu trữ viên. QR code giúp cho việc quản lý, lưu trữ, tìm kiếm và xử lý hồ sơ của phòng trở nên đơn giản, khoa học, chuyên nghiệp và dễ dàng tìm kiếm hơn cho lưu trữ viên. Không những hỗ trợ xử lý, tiết kiệm thời gian mà hệ thống còn cho phép theo dõi yêu cầu và quá trình mượn hồ sơ, tài liệu. Tuy nhiên, hạn chế của chương trình này là hiện nay chưa hỗ trợ mượn hồ sơ trực tuyến và đọc nội dung toàn văn đã được số hóa thông qua mã QR code được chia sẻ

In      Trở về Nguyễn Thị Ngọc Hân
 
Các Khoa học Công nghệ đã đưa
   Hiệu quả của hệ thống năng lượng mặt trời áp mái tại Văn phòng PC Bình Dương (09:39 - 09/08/2018)
   Công ty Điện lực Bình Dương hiện đại hóa công tác Quản lý vận hành, sửa chữa - Bảo trì lưới điện (08:29 - 25/01/2018)
   Hệ thống giám sát và điều khiển xa (SCADA) trên lưới điện Bình Dương (08:49 - 23/11/2017)
   Công nghệ điện mặt trời áp mái nối lưới (11:10 - 06/10/2017)
   “Tập huấn sử dụng các công cụ hỗ trợ rà soát và phòng chống mã độc trên các máy trạm sử dụng HĐH Windows ” (09:17 - 11/09/2017)
   Phần mềm lưu trữ hồ sơ - những lợi ích tuyệt vời (09:07 - 11/09/2017)
   “Giải pháp cân bằng tải cho các chương trình phục vụ điều hành sản xuất tại Công ty Điện lực Bình Dương” (14:19 - 27/12/2016)
   “Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý thí nghiệm tại PC Bình Dương” (09:34 - 12/12/2016)
   Cập nhật dữ liệu trong chương trình gis phục vụ module tính tổn thất điiện năng cho lưới điện phân phối (09:52 - 05/07/2016)
   “Công ty Điện lực Bình Dương tổ chức tập huấn Công nghệ thông tin năm 2016” (09:30 - 29/06/2016)
   Lắp đặt thiết bị và kết nối Recloser cho dự án Scada (02:28 - 04/05/2016)
   Ứng dụng "Công nghệ mã vạch vào công tác quản lý vật tư thiết bị tại Công ty Điện lực Bình Dương" (02:26 - 14/12/2015)
   Hội thảo đầu tư dự án "Tiết kiệm điện theo mô hình ESCO" tại Bình Dương (04:17 - 03/12/2015)
   Triển khai giải pháp máy chủ đồng hành áp dụng trong PC Bình Dương (01:23 - 03/12/2015)
   “Chứng thực người dùng đầu cuối bằng một tài khoản cho nhiều đăng nhập sử dụng tài nguyên hệ thống mạng (Wi-Fi, VPN, FTP, Quản lý thiết bị,…) (01:25 - 18/11/2015)

Đầu trang